Política de privacidad
Última actualización: 21 de agosto de 2026
1. Quiénes somos
| Razón social | Flowtask, S.L. |
| NIF | B75726810 |
| Domicilio social | Avda. Reyes Católicos 31, planta 3, Edificio Ceres · 38005 Santa Cruz de Tenerife (España) |
| Correo de privacidad | info@flowtask.ai |
Flowtask es una plataforma de gestión del trabajo en la nube, de uso profesional, que se contrata por organizaciones. Incluye funciones de inteligencia artificial y permite conectar canales de mensajería (correo, WhatsApp, Telegram) para que la organización atienda a sus propios interlocutores desde la plataforma.
2. Dos papeles distintos, y por qué le importa
Según de qué dato se trate, Flowtask actúa de dos maneras:
Como responsable. De los datos que tratamos por decisión propia: quien visita nuestra web, quien nos escribe o solicita información, quien administra o factura una cuenta de cliente, quien envía una candidatura, y los datos técnicos mínimos que necesitamos para operar el servicio con seguridad.
Como encargado. De todo lo que una organización cliente introduce o genera dentro de su espacio en la plataforma: los datos de sus empleados, de sus clientes y contactos, sus documentos, sus conversaciones y las de sus interlocutores externos. Ahí el responsable es la organización cliente, no Flowtask: ella decide para qué se usan esos datos y sobre qué base jurídica, y nosotros los tratamos siguiendo sus instrucciones y el contrato de encargo suscrito con ella.
Si usted es empleado de una organización que usa Flowtask, o un cliente, proveedor o interlocutor de esa organización, y quiere ejercer sus derechos sobre sus datos, la vía es esa organización. Nosotros no podemos decidir sobre sus datos por nuestra cuenta. Si nos escribe, trasladaremos su solicitud a quien corresponda y se lo comunicaremos.
3. Datos que tratamos como responsables
| Quién | Qué datos | Para qué | Base jurídica |
|---|---|---|---|
| Visitante de la web | Dirección IP, datos de navegación y cookies | Que la web funcione, medir su uso | Interés legítimo (funcionamiento) y consentimiento (analítica y cookies no necesarias) |
| Interesado que nos contacta | Nombre, correo, teléfono, empresa, contenido del mensaje | Atender la solicitud y hacer seguimiento comercial | Medidas precontractuales a petición del interesado; interés legítimo en la prospección B2B |
| Suscriptor de comunicaciones | Correo y preferencias | Enviar información sobre el producto | Consentimiento, revocable en cualquier momento |
| Persona de contacto del cliente contratante | Nombre, cargo, correo, teléfono, datos de facturación | Gestionar el contrato, facturar, dar soporte | Ejecución del contrato y obligación legal (fiscal y contable) |
| Usuario que abre una incidencia de soporte | Identificador de usuario, tenant y contenido de la consulta | Resolver la incidencia | Ejecución del contrato con su organización; interés legítimo |
| Candidato a un puesto | Los datos de su candidatura | Procesos de selección | Medidas precontractuales; consentimiento para conservarla para futuros procesos |
La plataforma no recoge datos de tarjeta ni de cuenta bancaria. Los datos de facturación se limitan a los necesarios para emitir la factura.
4. Datos que tratamos como encargados: la plataforma
Cuando su organización usa Flowtask, la plataforma almacena y procesa el contenido que ella decide meter. Por transparencia, estas son las categorías reales:
- Usuarios de la organización: nombre y apellidos, nombre de usuario, correo, teléfono y extensión, imagen de perfil, puesto, tipo de contrato, número de identificación, unidad organizativa y permisos. Según la configuración del cliente, también coste por hora e imputación de tiempo — información laboral sensible en la práctica, aunque no sea categoría especial del artículo 9 del RGPD.
- Contactos y empresas del cliente: nombre, correo, teléfono, número de WhatsApp, identificador de Telegram, número de identificación, dirección, cargo y departamento.
- Contenido de trabajo: actividades, proyectos, tickets, formularios, notas y comentarios. Son campos libres: pueden contener cualquier categoría de dato que la organización decida introducir, incluidas categorías especiales. Corresponde a la organización decidir qué introduce y con qué base jurídica.
- Documentos y adjuntos subidos por los usuarios.
- Grabaciones de voz y sus transcripciones, cuando la organización usa la función de grabación desde la aplicación móvil.
- Comunicaciones: correos, mensajes y conversaciones gestionados desde la plataforma, incluidos los de terceros que escriben a la organización por un canal conectado.
El detalle completo —categorías, finalidades, medidas de seguridad, subencargados, plazos y devolución de datos— está en el anexo de tratamiento de datos que forma parte del contrato con cada cliente. Cualquier cliente puede solicitarlo.
5. Canales de mensajería conectados (WhatsApp, Telegram, correo)
Esta sección describe el tratamiento que se produce cuando una organización cliente conecta un canal de mensajería a Flowtask, y es la que resulta relevante para quien nos escribe sin ser usuario de la plataforma.
Qué ocurre. La organización cliente conecta su propio número de WhatsApp Business, su bot o cuenta de Telegram, o su buzón de correo. A partir de ahí, los mensajes que recibe por esos canales entran en su espacio de Flowtask, donde su equipo los lee, los organiza y responde.
Qué se almacena de quien escribe: el contenido del mensaje y sus adjuntos, el nombre público o alias que muestra el canal, el identificador técnico de la conversación en ese canal (número de teléfono, identificador de chat, dirección de correo) y la fecha y hora. Si ese identificador coincide con un contacto que la organización ya tenía dado de alta, el mensaje se asocia a él.
Para qué se usa: exclusivamente para que la organización destinataria pueda leer, gestionar y responder esa comunicación, y para conservar el histórico de la conversación. No se usa para publicidad, no se cede a terceros con fines propios de estos, y no se vende. No se usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.
Quién es el responsable: la organización a la que usted ha escrito. Flowtask es su encargado. Los operadores del canal (Meta para WhatsApp, Telegram, Microsoft o Google para el correo) tratan también esos mensajes conforme a sus propias condiciones; en el caso de WhatsApp Business Platform, Meta actúa igualmente como encargado de la organización.
Sus derechos: diríjase a la organización a la que escribió. Si no sabe cómo, puede escribirnos y le indicaremos a quién dirigirse o trasladaremos su solicitud.
Conservación: mientras la organización mantenga la conversación en su espacio, conforme a su propia política. Meta conserva los mensajes de la Cloud API hasta un máximo de 30 días en sus sistemas.
6. Inteligencia artificial
Flowtask incorpora funciones de inteligencia artificial en usos concretos: un asistente conversacional, agentes que ejecutan flujos configurados por el cliente, propuestas de descomposición de tareas, transcripción de voz, lectura de documentos, búsqueda semántica, clasificación de la bandeja de entrada y agentes que conversan por canales externos.
Qué sale hacia el proveedor del modelo. Para responder, estos sistemas envían al proveedor de modelo configurado el contenido de la consulta y el contexto necesario para resolverla, incluidos los fragmentos relevantes de la base de conocimiento de la organización. No se envían credenciales ni secretos, ni datos de otras organizaciones: cada espacio de cliente está aislado.
Entrenamiento. No entrenamos modelos con los datos de nuestros clientes. Contratamos a los proveedores de modelos en modalidades que excluyen el uso del contenido de la API para entrenar sus modelos; los proveedores concretos y su ubicación figuran en el apartado 7. La organización cliente puede configurar en su espacio un proveedor distinto de los que hemos evaluado: en ese caso, la relación con ese proveedor y sus condiciones de tratamiento son responsabilidad de la organización.
Dónde se ejecuta. Los embeddings de la búsqueda semántica y parte del procesamiento se ejecutan en nuestra propia infraestructura. El resto se ejecuta en los proveedores relacionados en el apartado 7, en regiones europeas.
La persona decide. Ninguna salida de nuestros sistemas que afecte a la situación laboral, la evaluación del desempeño o el reparto de trabajo de una persona identificada se aplica sin confirmación humana. No construimos identificación ni categorización biométrica, reconocimiento de emociones de trabajadores, puntuación social de personas, ni decisiones automatizadas sobre selección, continuidad o retribución.
Transparencia. Cuando usted interactúa con un sistema de inteligencia artificial de Flowtask, se le informa de ello, y toda conversación automatizada ofrece una vía para llegar a una persona.
7. Con quién compartimos datos
No vendemos datos personales ni los cedemos a terceros para fines propios de éstos.
Acceden a datos, como encargados o subencargados y solo para prestar el servicio, los proveedores que se relacionan a continuación. Esta lista es cerrada: si incorporamos uno nuevo, lo comunicamos con treinta días de antelación a las organizaciones clientes, que pueden oponerse.
Infraestructura
| Proveedor | Para qué | Dónde trata los datos |
|---|---|---|
| Itop Management Consulting, S.L. (España) | Administra y opera la infraestructura de la plataforma | España |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. — Azure | Servidores, base de datos, almacenamiento y copias | Países Bajos, con Irlanda como región de respaldo |
Modelos de inteligencia artificial
Las funciones de inteligencia artificial se activan por organización. Los modelos se ejecutan de dos maneras: modelos de código abierto sobre nuestra propia infraestructura, en cuyo caso los datos no salen de la plataforma y no interviene ningún proveedor adicional; y modelos de terceros a los que accedemos a través de nuestros proveedores de nube, siempre configurados en regiones europeas.
| Proveedor | Para qué | Dónde trata los datos |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. — Azure OpenAI | Modelos de OpenAI: conversación, análisis de imágenes y reconocimiento de texto | Unión Europea (EU Data Zone) |
| Amazon Web Services EMEA SARL — Bedrock | Modelos de Anthropic (Claude): conversación y análisis | Alemania (Fráncfort) |
| Google Cloud EMEA Ltd. — Vertex AI | Modelos Gemini: conversación y análisis de imágenes | Unión Europea |
| Modelos de código abierto sobre nuestra infraestructura | Conversación, transcripción de audio y lectura de documentos | Países Bajos — los datos no salen de la plataforma |
Si una organización cliente decide ejecutar los modelos en sus propios servidores, los datos no salen de sus sistemas y Flowtask no interviene en ese tratamiento. Y si una organización solicita activar un proveedor distinto de los anteriores, ese proveedor se declara en su propio contrato, no aquí.
Canales de mensajería que cada organización conecta
| Proveedor | Para qué |
|---|---|
| WhatsApp Ireland Ltd. | Mensajes del número de WhatsApp Business de la organización |
| Telegram Messenger Inc. | Mensajes del bot o de la cuenta de la organización |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. — Graph | Lectura y envío del buzón de correo de la organización |
| Google Ireland Ltd. — Gmail | Lectura y envío del buzón de correo de la organización |
| El servidor de correo o de mensajería que la organización configure | Envío y recepción por sus propios sistemas |
Soporte, medición y web corporativa
| Proveedor | Para qué | Dónde trata los datos |
|---|---|---|
| Functional Software, Inc. d/b/a Sentry | Registro de errores de la aplicación | Almacenamiento en Alemania; tratamiento fuera del EEE amparado en cláusulas contractuales tipo |
| OVH SAS | Alojamiento de la web flowtask.ai | Francia |
| Google Ireland Ltd. | Analítica de la web, protección de formularios, tipografías y mapas | Fuera del EEE, con Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. |
| Complianz B.V. | Gestión del consentimiento de cookies | Países Bajos |
Los formularios de contacto de la web no se envían a ningún CRM de terceros: se gestionan en la propia plataforma Flowtask.
Además, podemos comunicar datos a las autoridades cuando exista obligación legal.
8. Transferencias internacionales
La plataforma se aloja íntegramente en el Espacio Económico Europeo: los servidores están en los Países Bajos, con Irlanda como región emparejada para redundancia. Aun así, algunos de nuestros proveedores tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo, principalmente Estados Unidos —señaladamente los proveedores de modelos de inteligencia artificial—. Cuando ocurre, la transferencia se ampara en alguna de estas garantías: cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, o la certificación del proveedor en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. La garantía aplicable a cada proveedor se indica en la lista de subencargados.
9. Cuánto tiempo conservamos los datos
Como responsables: los datos de contacto comercial, mientras exista relación o interés y hasta que usted se oponga; los datos de cliente, durante la vigencia del contrato y después durante los plazos de prescripción legal (seis años en materia mercantil y contable); las candidaturas, durante el proceso y, si usted lo consiente, hasta un año más.
Como encargados: los datos de la plataforma se conservan mientras el contrato con la organización esté vigente. A su finalización, y conforme al anexo de tratamiento, se devuelven o se suprimen según instruya la organización.
La plataforma aplica borrado lógico: cuando un usuario elimina un elemento, deja de estar accesible pero permanece en la base de datos, lo que permite recuperarlo y mantener la trazabilidad. La supresión definitiva se materializa al finalizar el contrato con la eliminación del espacio de la organización.
10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas: cifrado en tránsito (TLS), autenticación mediante proveedor de identidad con OIDC y PKCE, aislamiento de datos por organización, control de acceso por permisos, registro de auditoría de los cambios y cifrado de las credenciales de las conexiones externas. Estamos implantando sistemas de gestión conformes a ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001 y el Esquema Nacional de Seguridad; hasta obtener los certificados, esto es un proceso en curso y no una certificación vigente.
11. Sus derechos
Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento que hubiera prestado y oponerse a decisiones automatizadas, escribiendo a info@flowtask.ai o a nuestro domicilio. Le pediremos que acredite su identidad.
Si su solicitud se refiere a datos que tratamos por cuenta de una organización cliente, se la trasladaremos a ella y se lo comunicaremos, porque es quien decide sobre esos datos.
Tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es, C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid) si considera que sus derechos no han sido atendidos.
12. Menores
Flowtask es un servicio profesional que se contrata por organizaciones y no se dirige a menores de edad. No recogemos conscientemente datos de menores.
13. Cookies
El uso de cookies y tecnologías similares en flowtask.ai se describe en nuestra política de cookies, accesible desde el pie de la web, donde puede configurar sus preferencias en cualquier momento.
14. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección, con su fecha de última actualización. Si el cambio es sustancial, lo comunicaremos a los clientes por los medios habituales.